Im Rahmen der Vorerhebung werden bei den Fachbereichen verschiedene Daten erhoben, die die Grundlage für die sich daran anschließenden Untersuchungen bilden. Dabei handelt es sich um die Befragung der Fachbereiche, die Befragung der Studierenden der grundständigen Studiengänge sowie der Studierenden in Masterstudiengängen, die Publikationsanalyse sowie die Befragung der Professorinnen und Professoren.
Im Vorfeld der Untersuchung werden basierende auf dem HRK Hochschulkompass und Internetrecherchen (siehe weitere Datenquellen) die aus Sicht des CHE in das CHE Hochschulranking einzubeziehenden Studiengänge und damit die einzubeziehenden Fachbereiche und Fakultäten als deren Anbieter ermittelt. Im Rahmen einer ersten Kontaktaufnahme mit den Hochschulen ("Auftakt") werden die Fachbereiche noch einmal mit den Hochschulleitungen bzw. den zentralen Koordinatoren der Hochschulen abgestimmt.
Für die eigentliche Vorerhebung werden dann die jeweiligen Dekanate postalisch kontaktiert und um die Bearbeitung eines Online-Fragebogens gebeten. Darin werden je nach Fach und Hochschultyp folgende Angaben erhoben