Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DS-GVO
Informationspflichten für die Durchführung des CHE Hochschulrankings
Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) im CHE Hochschulranking sowie zu Ihren Datenschutzrechten.
1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?
Das
CHE Centrum für Hochschulentwicklung gGmbH (im folgenden „CHE“)
Verler Str. 6
33332 Gütersloh
datenschutz@CHE.de
ist für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten Daten verantwortlich. Wenn nachfolgend auf „wir“ oder „uns“ Bezug genommen wird, bezieht sich dies stets auf das CHE. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DS-GVO“) und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“).
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@CHE.de
2. Übersicht über die Verarbeitung personenbezogener Daten
Tabelle 1: Herkunft der Daten
| Betroffene | personenbezogene Daten | Zweck | Speicherdauer | Datenübermittlung durch |
|---|---|---|---|---|
| Präsidium | Name und E-Mailadresse | Information über das CHE Ranking | 12 Monate | HRK-Liste |
| Pressestelle | Name und E-Mailadresse | Information über das CHE Ranking | 12 Monate | HRK-Liste |
| Zentrale*r Koordinator*in | Name und Kontaktdaten | Organisation des CHE Rankings an der Hochschule | 48 Monate | Hochschulleitung und/oder Koordinator*in im Rahmen der Auftakterhebung |
| Ansprechperson für die Studierendenbefragung | Name und Kontaktdaten | Organisation der Studierendenbefragung, Versand der Einladungen an die Studierenden | 48 Monate | Kanzler*in im Rahmen der Auftakterhebung |
| Ansprechperson des Fachbereichs | Name und Kontaktdaten | Bearbeitung des Fachbereichsfragebogens und Beantwortung von Rückfragen durch das CHE | 48 Monate | Koordinator*in, Dekan*in bzw. Leiter*in des Fachbereichs im Rahmen der Vorerhebung |
| Ansprechperson für die Professor*innenbefragung | Name und Kontaktdaten | Organisation der Professor*innenbefragung, Versand der Einladungen an die Professor*innen | 48 Monate | Koordinator*in, Dekan*in bzw. Leiter*in des Fachbereichs, Ansprechperson des Fragebogens in der Vorerhebung, im Rahmen der Vorerhebung |
| Ansprechperson für Hochschulverwaltungsfragebogen | Name und Kontaktdaten | Beantwortung von Rückfragen durch das CHE | 18 Monate | Kanzler*in im Rahmen der Hochschulverwaltungsbefragung |
| Zusätzliche*r Bearbeiter*in von Fragebögen | E-Mailadresse und optional der Name der zusätzlichen Bearbeiter(innen) | hochschulinterne Weiterleitung einzelner Fragen aus dem Fragebogen | 48 Monate | Ansprechperson des jeweiligen Fragebogens in der Vorerhebung, in der Fachbereichsbefragung und in der Hochschulverwaltungsbefragung |
| Professor*innen | Name, E-Mailadresse und ggf. Personen-ID aus Publikationsdatenbanken | Professor(inn)enbefragung
Publikationsanalysen |
48 Monate | Koordinator*in, Dekan*in bzw. Leiter*in des Fachbereichs, Ansprechperson des Fragebogens in der Vorerhebung, im Rahmen der Vorerhebung |
| Weiteres wissenschaftliches Personal | Name und ggf. Personen-ID aus Publikationsdatenbanken | Publikationsanalysen | 48 Monate | Koordinator*in, Dekan*in bzw. Leiter*in des Fachbereichs, Ansprechperson des Fragebogens in der Vorerhebung, im Rahmen der Vorerhebung |
| Ansprechperson für Datenerhebungen im Rahmen von Pretests und Begleitforschung zum Ranking | Name und E-Mailadresse | Pretest und Begleitforschung zum Ranking | 24 Monate | Internetrecherche und Selbstangabe |
Die personenbezogenen Daten einer Person werden während des gesamten Publikationszeitraums von Daten des Rankings, an deren Erhebung die jeweilige Person beteiligt war, vom CHE gespeichert. Ebenso werden die für die Publikationsanalyse benötigten Namenslisten für den gesamten Publikationszeitraum archiviert. Für alle genannten personenbezogenen Daten gilt, dass sie nach Ablauf des Publikationszeitraums (d.h. spätestens mit Veröffentlichung des nachfolgenden Rankings im jeweiligen Fach) in sämtlichen Datenbanken und Speichermedien des CHE gelöscht werden.
Alle genannten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für das CHE Hochschulranking verwendet. In den öffentlich zugänglichen Versionen des Rankings (Print, Online) werden keinerlei personenbezogene Daten veröffentlicht. Darüber hinaus werden für das CHE Hochschulranking sämtliche Daten so ausgewertet und dargestellt, dass sie nicht personenbeziehbar sind. So werden beispielsweise keine Ergebnisse zu Forschungsindikatoren (z.B. Forschungsgelder, Publikationen oder Promotionen) ausgewiesen, wenn es weniger als drei Professoren am Fachbereich gibt und somit Rückschlüsse auf die Forschungsleistung einzelner Personen möglich wären.
Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Alle Mitarbeiter(innen), die im Rahmen des CHE Hochschulrankings Zugang zu den personenbezogenen Daten haben, sind dazu verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten. In diesem Zusammenhang ist die Weitergabe von Adressdaten an Dritte strengstens untersagt und gilt auch dann noch, wenn die Mitarbeiter(innen) nicht mehr am CHE tätig sind.
Für das CHE Hochschulranking werden keine personenbezogenen Daten von Studierenden erhoben. Der Versand der Einladungen zur Studierendenbefragung erfolgt durch die teilnehmenden Hochschulen. Dazu stellt das CHE der Ansprechperson für die Studierendenbefragung (s.o.) alle erforderlichen Unterlagen (Muster Einladungsschreiben, Passwortlisten) zur Verfügung. Die Teilnahme an der Studierendenbefragung ist anonym. Das Passwort für den Zugang zur Online-Befragung wird von den Hochschulen zufällig vergeben und lässt für das CHE keinerlei Rückschlüsse auf die teilnehmende Person zu. Zudem werden im Studierendenfragebogen keine personenbezogenen Daten erfasst. Die Rohdaten der Studierendenbefragung werden nicht an die Hochschulen weitergegeben. Somit kann auch die beteiligte Hochschule die Daten nicht in Beziehung zu ihren Studierenden setzen (beispielsweise bei kleinen Studierendenzahlen anhand demographischer Daten).
3. Wofür werden meine Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt das?
Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten, um eine differenzierte Gegenüberstellung von Studienmöglichkeiten und -bedingungen den unterschiedlichen Hochschulstandorten zuzuordnen. Mit den Daten wird eine wissenschaftlich fundierte Studie erstellt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist zum einen Ihre Einwilligung nach Art. 6 (1) b DS – GVO als auch unser berechtigtes Interesse an einer wissenschaftlichen und empirischen Forschungsaktivität nach Art. 6 (1) f DS-GVO.
4. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten. Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Artikel 17 bzw. 18 DS-GVO zu verlangen. Sofern Sie uns Daten bereitgestellt haben und die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruht, haben Sie das Recht, diese von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit).
Sie können einer Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO widersprechen.
Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie allgemein Fragen zum Datenschutz beim CHE, können Sie sich jederzeit an den in Ziffer 1 genannten Kontakt wenden.
5. Aus welcher Quelle stammen meine Daten?
Die Daten stammen zum einen aus Direkterhebungen beim Betroffenen als auch aus öffentlich zugänglichen Verzeichnissen.
Das CHE Hochschulranking gewährleistet in seinem Verantwortungsbereich die Umsetzung und Einhaltung technischer und organisatorischer Maßnahmen entsprechend Art. 32 DS-GVO zur angemessenen Sicherung der erhobenen Daten vor Missbrauch und Verlust. Dies beinhaltet insbesondere
• dass Unbefugten der Zutritt zu unseren Datenverarbeitungsanlagen, mit denen die personenbezogenen Daten verarbeitet und genutzt werden, verwehrt ist (Zutrittskontrolle),
• dass unsere Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten nicht genutzt werden können (Zugangskontrolle),
• dass die zur Benutzung unserer Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle),
• dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle).
Um diese Maßgaben einzuhalten, werden unsere Daten in einem renommierten, nach ISO27001- sowie PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard Certification) zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet. Der Zugriff auf alle Systeme ist nur authentifizierten und autorisierten Personen und ausschließlich über gesicherte Übertragungswege (bspw. VPN oder HTTPS) möglich. Die Systems sind zudem durch Firewalls entsprechend dem Stand der Technik geschützt. Daten werden nach Ablauf der oben genannten Aufbewahrungsfristen gelöscht.
Stand: 09/2019
6. Kontakt
Bei Fragen zur Datenschutzerklärung des CHE Rankings können Sie sich gerne an
Saskia Ulrich
Telefon: 05241 9761-25
Fax: 05241 9761-40
E-Mail: saskia.ulrich@che.de
wenden.