Die überwiegende Mehrheit der Hochschulen benennt eine(n) Mitarbeiter(in) als zentrale Ansprechpartner(in) für das CHE Hochschulranking. Die sogenannten zentralen Koordinatorinnen und Koordinatoren koordinieren die verschiedenen Datenerhebungen, die im Rahmen des CHE Rankings an den Hochschulen durchgeführt werden. Die von der Hochschulleitung benannten Koordinator(inn)en sind von Hochschule zu Hochschule in verschiedenen Organisationseinheiten angesiedelt z.B. dem Qualitätsmanagement, dem (Pro-)Rektorat oder dem Studierendensekretariat. Bei kleineren Hochschulen übernimmt z.T. auch die Hochschulleitung selbst diese Rolle.
Die Benennung eines(r) Koordinator(in) seitens der Hochschulen ist freiwillig, allerdings hat sich dieses Verfahren in der Vergangenheit als sehr vorteilhaft herausgestellt. Die Koordinatoren werden laufend über die verschiedenen Erhebungen informiert, können die Hochschulleitungen über den "Stand der Dinge" informieren und die einzelnen Erhebungen intern koordinieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Koordinator(inn)en diese Aufgabe zumeist mehrere Jahre ausüben, während die Zuständigkeiten in den Fachbereichen und Fakultäten - die jeweils alle drei Jahre untersucht werden - häufiger wechseln.
Alternativ besteht die Möglichkeit, sämtliche Teilerhebungen ausschließlich über die zentralen Koordinator(inn)en abzuwickeln. Dafür benötigt dass CHE Hochschulranking-Team einen Hinweis seitens der Hochschule, dass alle Informationen nur an den/die zentrale(n) Koordinator(in) gehen.
Aus Sicht des CHE Hochschulranking-Teams bietet die Zusammenarbeit mit zentralen Koordinator(inn)en viele Vorteile: